Policy e regole di gestione

Queste policy sono valide per tutti gli utenti presenti sul servizio di posta elettronica di Ateneo e descrive le modalità di assegnazione e gestione di indirizzi e caselle di posta elettronica al personale, agli studenti/laureati e a categorie di utenti non istituzionali.
Vedi anche la pagina Termini e condizioni d'uso posta e servizi cloud 


Sintesi in 5 punti

1. Casella unica per la persona
Tutti gli indirizzi associati ad una persona saranno associati ad un'unica casella.
La casella riceverà quindi tutti i messaggi in entrata inviati ai diversi indirizzi.

Vedi dettaglio: Casella associata alla persona

2. Indirizzo principale
Tutti gli utenti che hanno un ruolo istituzionale all'interno dell'Ateneo, oppure collaborano a qualche titolo, avranno un indirizzo di posta elettronica nella forma nome.cognome@polimi.it impostato come indirizzo principale della casella.

Vedi dettaglio:  Indirizzo principale associato alla casella di posta elettronica personale

3. Indirizzi istituzionali in dismissione
Le policy del servizio di posta elettronica stabiliscono l'esistenza di un unico tipo di indirizzo istituzionale, nella forma nome.cognome@polimi.it. Di conseguenza, tutti gli indirizzi non conformi preesistenti verranno mantenuti nel nuovo servizio per un periodo limitato e unicamente come alias di sola lettura.

Vedi dettaglio: Indirizzi istituzionali in dismissione

4. Indirizzi di sottodominio

Le policy del servizio di posta elettronica non permettono la definizione di sottodomini per specifiche strutture organizzative dell’Ateneo  (ad esempio Dipartimenti, Aree/Servizi, Centri, Scuole o Poli) e stabiliscono l'esistenza di un unico tipo di indirizzo istituzionale, nella forma nome.cognome@polimi.it. Di conseguenza, tutti gli indirizzi di sottodominio preesistenti verranno mantenuti unicamente come alias di sola lettura.

Vedi dettaglio: Indirizzi di sottodominio

5. Caselle funzionali

L'accesso alle caselle funzionali avverrà a partire dalla propria casella personale, non occorreranno credenziali specifiche ma sarà sufficiente essere autorizzati in lettura/scrittura dal gestore della casella funzionale.
Vedi dettaglio: Indirizzi di posta elettronica funzionali

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A. Indirizzi e caselle di posta elettronica associati alle persone

A.I. Indirizzi associati alle persone

A seconda della carriera lavorativa e/o di studio all’interno dell’Ateneo, lo stesso utente può essere in possesso di uno o più indirizzi associati alla persona, ad esempio uno da studente laureato e uno da Docente.

Esistono quattro categorie di indirizzi associati alla persona di seguito descritte:

  • indirizzi di posta elettronica istituzionale
  • indirizzi di posta elettronica da studente/laureato
  • indirizzo per dottorandi
  • indirizzi di posta elettronica di sottodominio

1. Indirizzi di posta elettronica istituzionale

Destinatari: persone che hanno un rapporto di lavoro con il Politecnico.

Assegnazione: automatica o su richiesta a seconda della categoria  utente indicata nello Schema utenti e policy di assegnazione indirizzi.
Per richieste utilizzare il form disponibile alla pagina Indirizzi associati alla persona.

Disattivazione:

  • Personale docente e Tecnico/Amministrativo: l’indirizzo viene disattivato dopo 90 giorni dalla cessazione della carriera oppure, in caso di pensionamento, l’indirizzo di posta resta attivo senza alcuna scadenza
  • Docenti esterni: l’indirizzo viene disattivato il 30 aprile dell’anno solare successivo a quello dell’AA di assegnazione del contratto (esempio AA 12/13 => scadenza il 30/04/14)
  • Staff (altre categorie presenti in Schema utenti e policy di assegnazione indirizzi) e Affiliati, l'indirizzo verrà disattivato dopo 90 giorni dalla cessazione della carriera.

Eventuali proroghe di validità possono essere richieste dal responsabile di struttura utilizzando il form disponibile alla pagina Indirizzi associati alla persona.

Regole di naming: l'indirizzo istituzionale è nella forma nome.cognome@polimi.it. In caso di omonimia viene aggiunto un progressivo, ad esempio nome1.cognome@polimi.it.

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Indirizzi istituzionali in dismissione.
Alcuni indirizzi (esempio m.bianchi@polimi.it ) migrati dal sistema di posta elettronica precedente risultano incompatibili con le attuali policy del servizio; questi indirizzi vengono mantenuti  unicamente come alias in sola ricezione e non sarà più possibile per l’utente inviare messaggi con questo mittente.


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2. Indirizzi di posta elettronica da studente/laureato

Destinatari: persone che intraprendono una carriera di studio presso l’Ateneo. 

Assegnazione: automatica, vedi Schema attivazione utenti.

Disattivazione:

  • l’indirizzo di posta resta attivo senza alcuna scadenza se viene conseguito almeno uno dei seguenti titoli: Laurea Ciclo Unico, Laurea Primo Livello, Laurea Specialistica, Laurea Magistrale, Laurea vecchio ordinamento, Diploma universitario, Scuola di specializzazione. 
  • se la carriera viene disattivata (studente decaduto, trasferito, deceduto, rinunciatario) o se non si sono conseguiti i titoli sopraelencati, l’indirizzo resta attivo per 90 giorni dalla data di disattivazione. L’indirizzo non verrà più riassegnato ad altri eventuali omonimi.

Regole di naming studenti: l'indirizzo è nella forma nome.cognome@mail.polimi.it. e resta uguale per tutte le carriere da studente (ad esempio: Laurea Magistrale, Master). In caso di omonimia viene aggiunto un progressivo, ad esempio nome1.cognome@mail.polimi.it.

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3. Indirizzi di posta elettronica per dottorandi

Destinatari: dottorandi dell’Ateneo. 

Assegnazione: automatica, all’atto dell’attivazione del dottorato.

Disattivazione:

  • se viene conseguito il titolo presso il Politecnico di Milano l’indirizzo di posta resta attivo senza alcuna scadenza
  • se la carriera viene disattivata (decaduto, trasferito, deceduto o rinunciatario) l’indirizzo resta attivo per 90 giorni dalla data di disattivazione della carriera. L’indirizzo non verrà più riassegnato ad altri eventuali omonimi.

Regole di naming dottorandi: l'indirizzo è nella forma nome.cognome@polimi.it.  In caso di omonimia viene aggiunto un progressivo, ad esempio nome1.cognome@polimi.it.

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4. Indirizzi di posta elettronica di sottodominio

Per supportare particolari strutture o progetti possono essere definiti domini di posta di terzo livello del tipo @xxxx.polimi.it

I sottodomini non possono essere definiti per gestire indirizzi di posta elettronica associati a specifiche strutture organizzative dell’Ateneo come ad esempio Dipartimenti, Aree/Servizi, Centri, Scuole o Poli.

Per particolari eccezioni (ad esempio progetti interateneo nei quali PoliMI abbia il ruolo di coordinatore), è inoltre possibile la definizione di domini di secondo livello (es dominio.polimi.it). A riguardo si segnala la necessità di effettuare opportune verifiche sulle attività svolte utilizzando tali domini, che potranno essere impiegati esclusivamente per attività istituzionali.

Attivazione: in seguito a richiesta del responsabile di struttura. Per i dettagli si veda la pagina Richiesta nuovi indirizzi.

Disattivazione: tre mesi dopo la fine del periodo di validità definito in fase di attivazione.

Indirizzi di sottodominio preesistenti.
Alcuni indirizzi preesistenti nel sistema di posta elettronica di Ateneo risultano incompatibili con le policy del nuovo servizio, in quanto associati a specifiche strutture organizzative come Dipartimenti, Aree/Servizi, Centri, Scuole e Poli. Ad esempio nome.cognome@dip.polimi.it

Al momento della migrazione al Nuovo servizio, questi indirizzi vengono mantenuti  unicamente come alias in sola ricezione, non sarà più possibile per l’utente inviare messaggi con questo mittente.

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5. Come visualizzare gli indirizzi associati alla persona

Utilizzando l'applicazione Caselle di posta elettronica e liste di distribuzione, accessibile dal portale dei Servizi Online, è possibile visualizzare tutti gli indirizzi di posta elettronica associati alla persona.
Accanto a ciascun indirizzo vinene indicato il Tipo ed il Ruolo.

Il Ruolo puo' assumere i seguenti valori:

  • Principale: indirizzo impostato come mittente di default
  • Alias con diritto di invio: indirizzi secondari con possibilità di essere utilizzati come mittente
  • Alias in sola ricezione: indirizzi secondari in sola ricezione.

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A.II. Casella di posta elettronica associata alla persona

Ad un utente in possesso di uno o più indirizzi di posta elettronica associati alla persona viene assegnata un'unica casella di posta elettronica personale.
Tutti i messaggi diretti ad uno qualsiasi degli indirizzi verranno consegnati entro l’unica casella di posta elettronica personale.

Disattivazione: quando anche l’ultimo indirizzo di posta elettronica associato ad una casella di posta elettronica verrà disattivato la casella verrà disattivata e smetterà di ricevere posta elettronica e non potrà essere utilizzata per inviarne.

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1. Come accedere alla casella

La casella di posta personale è accessibile tramite un programma di posta o webmail e resterà attiva finché vi sarà associato almeno un indirizzo.

Per configurare un programma di posta elettronica o per accedere alla webmail vedere la pagina: Accesso e configurazioni

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2. Indirizzo principale associato alla casella

Per utenti in possesso di più indirizzi associati alla persona, la casella di posta elettronica ha impostato automaticamente un indirizzo principale in base l'ordine di priorità che segue:

  1. indirizzo istituzionale (nome.cognome@polimi.it)
  2. indirizzo di sottodominio (nome.cognome@xxx.polimi.it)
  3. indirizzo da studente/laureato (nome.cognome@mail.polimi.it)
  4. indirizzi di sottodominio ASP (nome.cognome@asp-poli.it)

I messaggi in uscita da una casella di posta elettronica personale avranno come mittente di default, l’indirizzo di posta elettronica principale. S
arà possibile, con alcune limitazioni, impostare come mittente dei messaggi uno degli indirizzi secondari associati alla casella di posta. Questa possibilità sarà sempre possibile dalla webmail ma solo da specifici client di posta (ad es. outlook).

NB: Non sarà possibile inviare da alcuni indirizzi secondari considerati in dismissione. Questi indirizzi in dismissione potranno essere usati solo in ricezione (es. nome.cognome@ceda.polimi.it).

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3. Redirezione della casella

Ad ogni casella di posta personale sarà possibile associare un solo indirizzo di posta elettronica di redirezione; tutte le email in ingresso verranno ridirette a tale indirizzo.
La redirezione può essere impostata in piena autonomia dall’utente e sotto la sua responsabilità.

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B. Indirizzi e caselle di posta elettronica funzionali

B.I. Indirizzi di posta elettronica funzionali

All'interno del Servizio di posta elettronica di Ateneo, è possibile attivare degli indirizzi di posta elettronica funzionali ossia non riferiti ad una persona ma ad una particolare funzione, come ad esempio segreteria@polimi.it oppure direttore@polimi.it

Attivazione: avviene mediante l'applicazione Posta - Gestione Dominio disponibile nel portale Servizi Online ed è a cura del Responsabile del dominio a cui l’indirizzo funzionale afferisce.
La scelta della denominazione dell’indirizzo funzionale sarà soggetta ad un processo di approvazione da parte dell'Area Comunicazione di Ateneo;
Per richiedere l'attivazione vai alla pagina Indirizzi funzionali

Disattivazione: il responsabile del dominio, a cui l’indirizzo funzionale afferisce, potrà rimuovere dal sistema l’indirizzo funzionale a sua discrezione o stabilirne la durata in fase di creazione.

 

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Come visualizzare gli indirizzi funzionali

Mediante l'applicazione Posta - Gestione Dominio su Servizi Online i Responsabili dei vari domini possono vedere l’elenco degli indirizzi funzionali che sono stati creati.

B.II. Gruppi e Liste di distribuzione

Per lista di distribuzione, o mailing list, si intende un sistema in grado di inviare automaticamente ad un insieme di utenti un messaggio email inviato all'indirizzo della lista (esempio lista@polimi.it).

Attivazione

Per richiedere l'attivazione il referente di struttura dovrà seguire la procedura indicata alla pagina Liste di Distribuzione

Come amministrare le liste di distribuzione

L'amministratore della lista ha a disposizione l'applicazione Gestione liste di distribuzione e caselle funzionali  nella sezione Posta elettronica su Servizi Online. Per ulteriori dettagli si veda la pagina  Liste di Distribuzione

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B.III. Caselle di posta elettronica funzionali

Uno o più indirizzi di posta elettronica funzionale potranno essere associati ad una casella di posta elettronica funzionale.
La casella funzionale sarà sempre accessibile mediante le credenziali personali delle persone che hanno diritti (di lettura o di invio) su questa casella.


Attivazione: il Responsabile di dominio crea la casella mediante Posta - Gestione Dominio.

Disattivazione: quando tutti gli indirizzi associati vengono disattivati,  la casella verrà disattivata e smetterà di ricevere e inviare posta ma non verrà cancellata.

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1. Come visualizzare le caselle funzionali a cui si ha accesso

Mediante l'applicazione Caselle di posta elettronica e liste di distribuzione disponibile nel portale Servizi Online sarà possibile per un utente vedere l’elenco delle caselle funzionali a cui ha accesso con il relativo diritto (lettura o lettura/scrittura).

2. Indirizzo principale associato alla casella di posta elettronica funzionale

Ad ogni casella di posta elettronica funzionale sarà associato un indirizzo principale che sarà il primo indirizzo di posta elettronica associato alla casella in fase di creazione.

I messaggi in uscita da una casella di posta elettronica personale avranno come mittente, di default, l’indirizzo di posta elettronica principale. Sarà possibile, con alcune limitazioni, impostare come mittente dei messaggi uno degli indirizzi secondari associati alla casella di posta. Questa possibilità sarà sempre possibile dalla web mail ma solo da specifici client di posta (ad es. outlook).

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C. Regole di consegna e invio dei messaggi

Regole di consegna dei messaggi

Nella casella di posta elettronica personale verranno consegnati tutti i messaggi diretti ad uno qualsiasi degli indirizzi di posta elettronica associati alla persona e sopra indicati: istituzionale, da studente e di sottodominio.
Nella casella di posta personale verranno anche consegnati i messaggi diretti ad indirizzi funzionali che rappresentano una lista di distribuzione verso indirizzi personali.
Nella casella di posta elettronica funzionale verranno consegnati tutti i messaggi diretti ad uno qualsiasi degli indirizzi di posta funzionali associati alla casella

Regole di invio

I messaggi in uscita da una casella di posta elettronica (personale o funzionale) avranno come mittente, di default, l’indirizzo di posta elettronica principale.
Sarà possibile, con alcune limitazioni, impostare come mittente dei messaggi uno degli indirizzi secondari associati alla casella di posta. Questa possibilità sarà sempre possibile dalla webmail ma solo da specifici client di posta (ad es. outlook).
Non sarà possibile inviare da alcuni indirizzi secondari considerati in dismissione. Questi indirizzi in dismissione potranno essere usati solo in ricezione (es. nome.cognome@ceda.polimi.it).

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Limitazioni

Per conoscere i limiti di Exchange Online, tra quali i limiti della rubrica, di archiviazione delle cassette postali, consultare i dati relativi al piano Office 365 Education E1 in questa pagina: https://technet.microsoft.com/it-it/library/exchange-online-limits.aspx

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D. Global Address List (GAL)

La Global Address List (GAL) include tutto il personale TA e Docente, inclusa la Fondazione Politecnico, ed è visibile a tutti gli utenti, inclusi studenti/laureati. Gli indirizzi presenti nella GAL sono solo quelli istituzionali oppure quelli dei sottodomini che non implicano un indirizzo istituzionale.

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E. Schema utenti e policy di assegnazione indirizzi

Categoria utenti

Tipo di indirizzo

Modalità di assegnazione

STAFF

 

 

Tecnici ed amministrativi (a tempo indeterminato/determinato)

@polimi.it

A

Dirigenti (a tempo indeterminato/determinato)

@polimi.it

A

Docenti I e II fascia (strutturato non ricercatore)

@polimi.it

A

Docenti esterni (a contratto, supplenti esterni, esterni a titolo gratuito)

@polimi.it

A

Ricercatori (a tempo indeterminato/determinato)

@polimi.it

A

Assegnisti di ricerca

@polimi.it

A

Visiting professor

@polimi.it

RR

Personale in “somministrazione di lavoro a tempo determinato”

@polimi.it

A

Titolari di contratti di collaborazione (es. didattica integrativa e non, attività tecniche, attività amministrative)

@polimi.it

RR

STUDENTI

 

 

Studenti iscritti a Laurea Ciclo Unico, Primo livello, Specialistica, Magistrale, Vecchio ordinamento, Diploma universitario

@mail.polimi.it

A

Studenti incoming da progetti di scambio internazionale

@mail.polimi.it

A

Studenti incoming da progetti di scambio con Atenei italiani

@mail.polimi.it

A

Studenti iscritti a Corsi di Dottorato

@polimi.it

A

Visting PhD student

@mail.polimi.it

A

Studenti iscritti a Corsi di Master Universitario

@mail.polimi.it

A

Studenti iscritti a Corsi di perfezionamento

@mail.polimi.it

A

Studenti iscritti a Scuole di specializzazione

@mail.polimi.it

A

Studenti Corsi Singoli

@mail.polimi.it

A

Studenti Tirocinio Formativo Attivo

@mail.polimi.it

A

Studenti ASP

@asp-poli.it

A

AFFILIATI

 

 

Lavoratori occasionali/Professionisti con P.IVA

@polimi.it

RR

Personale di fornitori di servizi

@polimi.it

RR

Personale della Fondazione Politecnico

@fondazione.polimi.it

A

A:  Servizio attivato automaticamente a fronte dell'attivazione della corrispondente carriera.

RR: Attivazione/proroga del servizio effettuata a fronte di richiesta dell'interessato al responsabile della struttura di riferimento (Dipartimento nel caso del docente) e di autorizzazione da parte di quest'ultimo.
Gli eventuali oneri implicati dall'erogazione del servizio sono a carico della struttura che ne autorizza la fruizione.
Per la richiesta di attivazione/proroga occorre utilizzare il form online disponibile alla pagina: Richiesta indirizzi associati alla persona

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